LancangKuning - Pada kegiatan administrasi seperti di perkantoran atau pemerintahan ada struktur jabatan, tugas dan kegiatan yang dilakukan pada saat bekerja berikut saya jelaskan dari jabatan hingga kegiatan yang dilakukan. Pada struktur jabatan ada juga beberapa jenisnya tingkatan Pertama ialah pimpinan kantor atau kepala kantor, mereka merupakan orang yang memiliki tanggung jawab terhadap segala kegiatan yang terjadi di tempat kerja dan membagi pembagian tugas terhadap pekerja dan anggotanya, mengatur jalannya kerja dan kelengkapan kerja di tempat kerja serta menjadi orang yang memantau jalannya kerja. Kedua ada manajerial merupakan pemimpin dalam menjalankan fungsi-fungsi manjemen seperti planning, controlling, organizing dan decision making. Jabatan ini memiliki bawahan dalam pelaksanaan tugasnya mereka membawahi seperti staff dan non staff. Pembantu ahli, jabatan ini diisi oleh orang yang mampu dalam menjalankan tugasnya sesuai bidangnya masing-masing. Bertugas membantu manajer ataupun administrator dalam melaksanakan pekerjaan kantor, staffnya seperti pemasaran, akuntan dan simpan pinjam. HRDHuman Resources Departement ialah jabatan yang khusus berkaitan tantanf kepegawaian. Bertugas menyeleksi atau menentukan tenaga kerja yang sesuai dan dibutuhkan oleh perusahaan serta menagatur bagaimana jatah cuti, tanggungan kesehatan serta hak pekerja. Kepala administrasi atau Kepala tata usaha, memiliki tugas untuk berbagai kebijakan serta tujuan yang ditetapkan kantor dan memberikan secara teknis dan administrasi untuk semua pekerja di bidang ketatausahaan seperti pelaporan, perencanaan, kepegawaian, keuangan dalam rumah tangga, perlengkapan serta mengurus perlengkapan kantor. Beberapa tugasnya seperti, memenuhi perlengkapan yang dibutuhkan kantor, membuat jadwal agenda kantor, melayani klien, menerima dan memilah kiriman dan pesanan yang dikirim ke kantor sera mengelola buku harian. Setiap jabatan pastinya memiliki tugasnya masing-masing hal ini mengenai dengan job description, job description merupakan catatan yang sistematis yang memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap suatu jabatan tertentu berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan sangat penting karena untuk menghindari terjadinya perbedaan dalam menjalankan tugasnya dan memberi batas tanggung jawab serta wewenang yang bisa dilakukan masing-masing jabatan. Ada beberapa hal yang terdapat dalam uraian jabatan seperti, Indentifikasi jabatan yang berisi nama jabatan, tugas dan nomor kode dalam perusahaan, dibagi lagi menjadi ikhtisar jabatan yang memuat penjelasan singkat mengenai jabatan tersebut. Tugas yang harus dilakukan merupakan bagian inti dan yang paling sulit untuk dituliskan karena ini menjadi alasan kenapa pekerjaan harus dilakukan dan cara melaksanakannya. Pengawasan yang harus dilakukan serta yang diterima. Hubungan dengan jabatan lain. Mesin, peralatan serta bahan yang digunakan. Kedua spesifikasi atau persyaratan jabatan hal yang berkaitan dengan persyaratan agar bisa mendapatkan suatu jabatan atau pekerjaan dan melaksanakan tugasnya dengan baik. Syaratnya berupa pendidikan serta pengalaman kerja, keterampilan dan pengetahuan, fisik dan mental serta jenis kelamin dan umur. Ketiga uraian jabatan bermanfaat untuk, menentukan standard kerja seseorang, melakukan evaluasi jabatan, promosi jabatan, program K3 dan seleksi pegawai baru. Pelaksanaan analisis pekerjaan kantor merupakan langkah-langkah pengumpulan, penelitian serta penguraian data jabatan yang memiliki tahapan. Tahap awal mulai dari persiapan serta perencanaan, pengumpulan data serta mengolah data tersebut. Berikut jabarannya Tahap pertama persiapan dan perencanaan, hal yang harus dilakukan adalah penegasan struktur organisasi, memilih metode untuk pengumpulan data serta alat dan bahan yang diperlukan untuk pengumpulan data tersebut, membentuk tim khusus untuk menganalisis dan menentukan metode yang akan digunakan. Tahap kedua ialah pengumpulan data, metodenya ada berbagai macam seperti, observasi dan wawancara, metode obsevasi ialah pelaksanaan secara langsung tentang bagaimana tugasnya dan kemudian diolah menjadi informasi tapi memiliki kekurangan seperti, lambat, mahal dan terkadang kurang akurat. Sedangkan metode wawancara secara langsung mewawancarai orang yang menjabat suatu pekerjaan dengan pertanyaan yang telah disiapkan. Cara kedua adalah mengisi daftar pertanyaan, ada dua jenis daftar pertanyaan yang pertama ialah open ended berarti si penjawab harus mengisi jawaban dengan kata-kata sendiri dan close ended yang dimana si penjawab tinggal memilih ya atau tidak. Tahapan untuk mengolah data yang telah didapat, pertama menentukan faktor yang menjadi penilaian suatu jabatan, kedua member nilai setiap pertanyaan, ketiga menganilisis jawaban yang telah didapat, menganalisis persyaratan untuk suatu jabatan, keempat menganalisis persyaratan jabatannya, uraian jabatan dan mempersiapkan pekerja untuk seleksi dan penempatan kerja.Romi

Secara etimologi jabatan berasal dari kata “jabat” yang menurut KBBI dapat diartikan sebagai pekerjaan atau tugas dalam pemerintahan atau organisasi yang berkenaan dengan kedudukan dan pangkat. Jabatan juga dapat diartikan kedudukan yang menunjukan tugas, wewenang, tanggung jawab dan hak seorang pegawai negeri sipil atau karyawan pada sebuah lembaga atau perusahaan. A. Macam Jenis Tipe Jabatan 1. Jabatan struktural Jabatan yang secara tegas terdapat dalam struktur organisasi, Kedudukan jabatan struktural bertingkat-tingkat, mulai dari tingkat terendah sampai tertinggi. Contoh tingakatan jabatan dalam perusahaan mulai dari operator hingga direktur. 2. Jabatan Fungsional Jabatan ini merupakan jabatan secara teknis yang biasanya tidak tercantum dalam strukstur organisasi. Akan tetapi berdasarkan sudut pandang fungsinya jelas sangat diperlukan dalam pelaksanaan tugas-tugas pokok dalam sebuah organisasi. Misalnya auditor, guru, desainer, perancang peraturan perundang-undangan dan lain sebagainya. B. Contoh Struktur dan Fungsi Jabatan 1. Operator OPR Jabatan untuk karyawan dalam sebuah perusahaan. Dimana jabatan ini menempati posisi pada tingkat paling rendah dalam perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawab seorang operator adalah sebagai berikut a. Tugas Melaksanakan on the job training tentang tugas dan tanggung jawab dalam bekerja sebagai operator pada divisi tertentu sesuai penempatan yang telah ditetapkan oleh intruksi dari atasan setingkatnya sesuai aturan dasar kerja. Melakukan kontak langsung dengan pekerjaan sesuai bidangnya di masing-masing diri agar bisa skill up megenai tugas dan tanggung jawab serta menguasai job dilapangan. b. Tanggung jawab Menjaga situasi dan kondisi area kerja agar tetap stabil dan kondusif serta tidak terjadi banyak perbaikan atau penanganan pada mesin produksi jika terjadi masalah. Melaporkan hasil kerja sehari-hari kepada atasa kepada atasan apabila terjadi masalah di area kerjanya. 2. Leader LD Jabatan untuk karyawan dengan posisi setingkat diatas operator, adapun tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut a. Tugas Mengatur pekerjaan di lapanganMengkoordinir operator dalam bekerjaBack up job dan pekerjaan operatorMembuat laporan kerja harianMendata hasil produk yang dihasilkan b. Tanggung Jawab Menyelesaikan masalah di lapanganMemastikan tidak terdapat kesalahan proses yang fatal di ulang laporan dari operator dan menindak permasalahan dilapangan untuk kemudian disampaikan kepada atasannyaMembentuk skill kerja operator agar bisa lebih professional dalam bekerja. 3. Foreman FM Jabatan yang membawahi leader dan operator, adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut a. Tugas Menotrol pekerjaan leader beserta jajaranyaMengontrol mesin dan proses produksi secara mendetailMemotorisasi pekerjaan yang dilakukan oleh leader beserta jajaran dibawahnya. b. Tanggung jawab Menjaga stabilitas pekerjaan beserta kondisi yang aman agar terhindar dari masalah karakteristik dan skill up terhadap bawahannya melalui on the job improvement terhadap proses kerja atau sistem kerja dari mesin produksi. 4. Supervisor SPV Jabatan ini berperan sebagai section pada divisi tertentu dan membawahi foreman, leader dan operator. a. Tugas Sebabai kepala atau bagian tertinggi dari sectionPengontrol utama pekerjaan apakah telah sesuai dengan target divisi atau arah pergerakan dari section yang dipimpinnyaMembuat schedule aktivitas kerja tahunanSebagai sumber informasi dan komunikasi perkembangan untuk intern section baik pada perkembangan informasi dari divisi internal maupun eksternal. b. Tanggung jawab Membentuk karakter bawahanya agar memiliki etos kerjaSebagai adminitator yang akan melaporkan hasil kerja dan kinerja segala kebutuhan oleh internal section yang dipimpinnya yang berhubungan dengan pekerjaan, baik itu secara teknis dan non teknis. 5. Assisten manager AssMan Berperan pendamping manager untuk aktifasi penghubung antara aktivitas lapangan dengan internal divisi. a. Tugas Mengkoordinasi semua aktifitas jajaran dibawahnya dari semua aktifitas segala aktifitas kepada manajer di divisi terkait. Menampung segala permasalahan untuk disampaikan ke atasanyaMengerjakan pekerjaan atau tugas dari manager baik secara administratif atau non adminitratif. b. Tanggung jawab Menciptakan kondisi yang pelaksana lapangan yang bekerjasama dengan section terkait untuk menjaga pencapaian target yang telah ditentukan oleh komunikasiyang berhubungan dengan pekerjaan dengan divisi lain. 6. Manager MGR Manager berperan sebagai pada suatu divisi atau depertement a. Tugas Membuat rumusan kerjaBerkoordinasi dengan divisi lain dalam membahas dan menyelesaikan masalah yang segala masalah dilapanganMenginformasikan masalah kepada atasannya b. Tanggung jawab Meningkatkan skill bawahanyaMengaplikasikan target yang dibuat oleh pimpinannyaBertanggungjawab atas segala permasalahan yang terjadi 7. Direktur Suatu jabatan tertnngi dalam perusahaan ini memiliki tugas dan tanggung jawab antara lain Menentukan prosedur kegiatan perusahaan pada manajer untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Menetapkan tujuan dan misi manajer yang dibawahinya. Melakukan pengawasan, kontroling dan mengkoordinir dari manajer secara berkala dan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek. Mengadakan pengangkatan, pemberhentian, atau mutasi pemindahan karyawan beserta gajinya. A. Macam Jenis Tipe Jabatan1. Jabatan struktural2. Jabatan FungsionalB. Contoh Struktur dan Fungsi Jabatan 1. Operator OPRa. Tugas b. Tanggung jawab2. Leader LDa. Tugasb. Tanggung Jawab3. Foreman FMa. Tugasb. Tanggung jawab4. Supervisor SPVa. Tugasb. Tanggung jawab5. Assisten manager AssMana. Tugasb. Tanggung jawab6. Manager MGRa. Tugasb. Tanggung jawab7. Direktur

pengertian jabatan tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi